Datenschutzhinweis für Partner

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten von Partnerbetrieben und der Personen, die für sie handeln, ist:

ClubCard Inhaber Matteo Castriotta Zülpicher Straße 34 50674 Köln Deutschland

Telefon: +49 176 22570256
E-Mail: info@clubcard.cc

ClubCard wird derzeit als Einzelunternehmen geführt. Bei Überführung in die ClubCard GmbH informieren wir hier darüber.

2. Für wen dieser Hinweis gilt

Dieser Hinweis gilt für Bars, Clubs und Veranstalter, die mit ClubCard eine Partnervereinbarung schließen (die Partner-Bedingungen unter clubcard.cc/partner-bedingungen), und für die Personen, die für diese Betriebe handeln — vor allem die vertretungsberechtigte Person und alle, die das Partner-Dashboard nutzen. Für Gäste, die die ClubCard App nutzen, gilt die Datenschutzerklärung unter clubcard.cc/datenschutz.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Vertragsdaten. Bei der Zustimmung zu den Partner-Bedingungen im Partner-Dashboard: Name und Anschrift des Unternehmens (Straße, Postleitzahl, Ort), Name und Rolle der vertretungsberechtigten Person (Inhaber/in, Geschäftsführung, Betriebsleitung oder andere), die Vertrags-E-Mail-Adresse und — freiwillig — eine Telefonnummer.

3.2 Nachweis der Zustimmung. Zeitpunkt und Version der Zustimmung — also wann welcher Fassung der Partner-Bedingungen zugestimmt wurde — und das Login-Konto, mit dem zugestimmt wurde.

3.3 Login-Konto. E-Mail-Adresse und Passwort der Personen, die das Partner-Dashboard nutzen. Die Einladung ins Partner-Dashboard kommt als Link per E-Mail. Passwörter speichern wir ausschließlich verschlüsselt (gehasht).

3.4 Betriebsprofil und Deals. Name, Adresse, Öffnungszeiten, Logo und Fotos des Betriebs sowie seine Deals. Diese Angaben sind in der App und auf der Website öffentlich sichtbar (§ 5 der Partner-Bedingungen).

3.5 Kommunikation. Wenn wir mit dem Partner per E-Mail oder Telefon in Kontakt sind — etwa um eine nicht gewährte Einlösung zu klären (§ 8 der Partner-Bedingungen) —, verarbeiten wir die Inhalte dieser Kommunikation.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wofür wir die Daten verarbeiten und worauf wir das stützen:

Vertrag schließen und durchführen, Partner-Dashboard bereitstellen, Betriebsprofil und Deals in der App zeigen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)

Nachweis, wer wann welcher Fassung der Partner-Bedingungen zugestimmt hat

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse, den Vertragsschluss belegen zu können

Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht, soweit sie greift

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 147 AO, § 257 HGB)

5. Wer die Daten erhält

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO:

Supabase

Konten, Datenbank, Dateien, System-E-Mails (auch die Einladung ins Partner-Dashboard) — Sitz der Verarbeitung: Zürich, Schweiz

Vercel

Betrieb und Auslieferung der Website und des Partner-Dashboards, einschließlich der Server-Logs — USA

Brevo

Versand der System-E-Mails (z. B. Anmeldecodes und Links zum Zurücksetzen des Passworts) — EU

Schweiz: Die EU-Kommission hat der Schweiz ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt (Angemessenheitsbeschluss). USA: Für Vercel stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. auf das EU-US Data Privacy Framework.

Öffentlich sind nur die Angaben aus 3.4. Vertragsdaten, Nachweis der Zustimmung und Login-Konto geben wir nicht weiter und verkaufen keine Daten. Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6. Wie lange wir speichern

Wir speichern die Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist:

• Vertragsdaten, Betriebsprofil und Deals: für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende entfernen wir das Partnerprofil aus der App (§ 9 der Partner-Bedingungen).
• Nachweis der Zustimmung: bis die regelmäßige Verjährung abgelaufen ist — drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet (§§ 195, 199 BGB). Wird ein Login-Konto gelöscht, bleibt der Nachweis für den Betrieb bestehen, nur nicht mehr mit diesem Konto verknüpft.
• Login-Konto: bis es gelöscht wird. Mit dem Vertragsende erlischt der Zugang zum Partner-Dashboard.
• Unterlagen mit handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflicht: für die Dauer der gesetzlichen Frist (6 bzw. 10 Jahre).

7. Daten von Gästen im Partner-Dashboard

Im Partner-Dashboard sieht der Partner zu jeder Einlösung den Namen des Gastes, den eingelösten Deal und den Zeitpunkt. Für diese Daten ist der Partner eigenständig verantwortlich und darf sie ausschließlich zum Nachweis der Einlösung und zur Klärung von Beschwerden verwenden (§ 11 der Partner-Bedingungen). Wie ClubCard die Daten der Gäste verarbeitet, steht in der Datenschutzerklärung unter clubcard.cc/datenschutz.

8. Rechte der betroffenen Personen

Jede Person, deren Daten wir nach diesem Hinweis verarbeiten, hat das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Soweit wir eine Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kann ihr aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der Person ergeben, jederzeit widersprochen werden (Art. 21 DSGVO).

Anfragen und Widersprüche bitte per E-Mail an: info@clubcard.cc

9. Beschwerderecht

Jede betroffene Person kann sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist in NRW:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

10. Änderungen

Stand: Oktober 2026.

Ändern sich die Partner-Bedingungen oder das Partner-Dashboard, aktualisieren wir diesen Hinweis.